POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU ORCHIDA.EU 

Data ostatniej aktualizacji: 28 lipca 2026 r. 

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego dostępnego pod adresem: 

https://www.orchida.eu 

Serwis ma charakter informacyjny, wizerunkowy i kontaktowy. Prezentuje działalność ORCHIDA Sp. z o.o., oferowane marki, informacje o produktach oraz zasady nawiązania współpracy B2B. 

Serwis umożliwia również skontaktowanie się z ORCHIDA Sp. z o.o. za pośrednictwem danych kontaktowych oraz formularza kontaktowego. 

Niniejsza Polityka prywatności dotyczy wyłącznie serwisu orchida.eu. Nie obejmuje odrębnego sklepu internetowego, do którego prowadzą linki umieszczone w serwisie. Zasady przetwarzania danych związanych z zakupami, kontami klientów, płatnościami, dostawami, reklamacjami i zwrotami określa polityka prywatności sklepu internetowego. 

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej „RODO”. 

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest: 

ORCHIDA Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością 
Aleja Grunwaldzka 472 
80-309 Gdańsk 

KRS: 0001148482 
NIP: 5842862710 
REGON: 540612481 

E-mail: info@orchida.eu 

Telefon:+48 788 740 148, +48 500 564 984 

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych lub realizacji praw wynikających z RODO można skontaktować się z Administratorem: 

• za pośrednictwem adresu e-mail: info@orchida.eu; 

• telefonicznie; 

• pisemnie na adres siedziby Administratora. 

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. 

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z serwisu Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe: 

3.1. Dane przekazywane w formularzu kontaktowym 

Formularz kontaktowy może umożliwiać przekazanie następujących danych: 

• imienia i nazwiska; 

• adresu e-mail; 

• numeru telefonu; 

• nazwy firmy – opcjonalnie; 

• treści wiadomości; 

• innych informacji dobrowolnie podanych przez użytkownika w treści wiadomości. 

3.2. Dane przekazywane w ramach kontaktu bezpośredniego 

W przypadku kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu Administrator może przetwarzać: 

• imię i nazwisko; 

• adres e-mail; 

• numer telefonu; 

• nazwę firmy; 

• stanowisko lub pełnioną funkcję; 

• informacje dotyczące reprezentowanego podmiotu; 

• treść korespondencji; 

• inne dane dobrowolnie przekazane podczas kontaktu. 

3.3. Dane dotyczące współpracy B2B 

W przypadku kontaktu w sprawie współpracy B2B Administrator może przetwarzać: 

• dane osoby kontaktowej; 

• służbowe dane kontaktowe; 

• nazwę i dane reprezentowanej firmy; 

• stanowisko lub funkcję osoby kontaktowej; 

• informacje dotyczące rodzaju prowadzonej działalności; 

• informacje dotyczące zainteresowania ofertą ORCHIDA; 

• dane niezbędne do przedstawienia oferty i prowadzenia rozmów dotyczących współpracy. 

3.4. Dane techniczne 

W związku z korzystaniem z serwisu mogą być automatycznie przetwarzane dane techniczne, takie jak: 

• adres IP; 

• data i godzina odwiedzin; 

• rodzaj urządzenia; 

• system operacyjny; 

• rodzaj i wersja przeglądarki; 

• adres odwiedzanej podstrony; 

• źródło wejścia na stronę; 

• informacje o błędach i zdarzeniach systemowych; 

• dane zapisywane w logach serwera; 

• informacje zapisywane lub odczytywane za pomocą plików cookies i podobnych technologii. 

4. Cele i podstawy przetwarzania danych

4.1. Obsługa formularza kontaktowego 

Dane przekazane za pośrednictwem formularza kontaktowego są przetwarzane w celu: 

• odebrania wiadomości; 

• identyfikacji nadawcy; 

• udzielenia odpowiedzi; 

• prowadzenia dalszej korespondencji; 

• obsługi zgłoszonej sprawy; 

• przedstawienia informacji o firmie, markach, produktach lub ofercie; 

• przekazania wiadomości właściwej osobie po stronie Administratora. 

Podstawą przetwarzania jest: 

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli wiadomość dotyczy podjęcia działań przed zawarciem umowy albo realizacji zawartej umowy; 

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji, udzielaniu odpowiedzi oraz obsłudze kierowanych do niego zapytań. 

Podanie danych jest dobrowolne, ale niepodanie danych wymaganych w formularzu może uniemożliwić jego wysłanie lub udzielenie odpowiedzi. 

4.2. Obsługa wiadomości e-mail i kontaktu telefonicznego 

Dane przekazane podczas kontaktu e-mailowego lub telefonicznego są przetwarzane w celu: 

• udzielenia odpowiedzi; 

• prowadzenia korespondencji; 

• obsługi zapytania; 

• przedstawienia informacji o działalności ORCHIDA; 

• wyjaśnienia zgłoszonej sprawy; 

• utrzymywania kontaktu z osobą zainteresowaną ofertą. 

Podstawą przetwarzania jest: 

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy; 

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i prowadzeniu komunikacji. 

4.3. Obsługa zapytań dotyczących współpracy B2B 

Dane osób kontaktujących się w sprawie współpracy B2B mogą być przetwarzane w celu: 

• poznania profilu działalności potencjalnego partnera; 

• przedstawienia oferty; 

• przygotowania warunków współpracy; 

• prowadzenia rozmów i negocjacji; 

• podjęcia działań przed zawarciem umowy; 

• nawiązania i utrzymywania relacji biznesowej; 

• prowadzenia kontaktu z przedstawicielami, pracownikami i współpracownikami kontrahentów. 

Podstawą przetwarzania jest: 

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli osoba kontaktująca się jest stroną planowanej lub zawartej umowy; 

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w przypadku osób reprezentujących przedsiębiorców, ich pracowników, współpracowników lub innych osób kontaktowych. 

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest prowadzenie działalności gospodarczej, rozwijanie sieci sprzedaży i dystrybucji oraz nawiązywanie i utrzymywanie relacji biznesowych. 

4.4. Zapewnienie prawidłowego działania i bezpieczeństwa serwisu 

Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu: 

• prawidłowego wyświetlania strony; 

• zapewnienia jej stabilnego działania; 

• utrzymania bezpieczeństwa serwisu; 

• ochrony formularza kontaktowego; 

• wykrywania błędów i awarii; 

• zapobiegania nadużyciom i cyberatakom; 

• prowadzenia dokumentacji technicznej; 

• ustalania przyczyn problemów technicznych; 

• ochrony praw Administratora i użytkowników. 

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie bezpiecznego, sprawnego i prawidłowego działania serwisu. 

4.5. Statystyki i analiza korzystania z serwisu 

Jeżeli w serwisie zostaną uruchomione narzędzia analityczne, a użytkownik wyrazi zgodę na analityczne pliki cookies, dane mogą być przetwarzane w celu: 

• prowadzenia statystyk odwiedzin; 

• analizowania sposobu korzystania ze strony; 

• ustalania popularności poszczególnych podstron; 

• poznawania źródeł ruchu; 

• identyfikowania błędów w działaniu serwisu; 

• poprawy funkcjonalności, wyglądu i treści strony. 

Podstawą przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda użytkownika. 

Brak zgody nie wpływa na możliwość korzystania z podstawowych treści serwisu. 

4.6. Marketing i pomiar skuteczności działań promocyjnych 

Jeżeli w serwisie zostaną uruchomione narzędzia marketingowe lub reklamowe, a użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, dane mogą być przetwarzane w celu: 

• pomiaru skuteczności kampanii; 

• analizowania źródeł wejść na stronę; 

• tworzenia grup odbiorców reklam; 

• prowadzenia remarketingu; 

• dopasowania reklam do zainteresowań użytkowników; 

• ograniczania liczby wyświetleń tych samych reklam. 

Podstawą przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. 

Narzędzia marketingowe wymagające zgody nie powinny być uruchamiane przed dokonaniem przez użytkownika odpowiedniego wyboru w panelu cookies. 

4.7. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń 

Dane mogą być przetwarzane w celu: 

• ustalenia określonych faktów; 

• dokumentowania korespondencji; 

• dochodzenia roszczeń; 

• obrony przed roszczeniami; 

• ochrony praw Administratora. 

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw oraz możliwość wykazania przebiegu kontaktu, ustaleń lub współpracy. 

5. Źródło danych

Dane są co do zasady pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, w szczególności za pośrednictwem: 

• formularza kontaktowego; 

• wiadomości e-mail; 

• rozmowy telefonicznej; 

• korespondencji związanej ze współpracą B2B. 

Jeżeli osoba kontaktuje się z Administratorem jako przedstawiciel, pracownik lub współpracownik przedsiębiorcy, jej dane mogą zostać przekazane również przez: 

• pracodawcę; 

• reprezentowanego przedsiębiorcę; 

• innego pracownika lub współpracownika; 

• kontrahenta; 

• osobę reprezentującą dany podmiot; 

• publicznie dostępne źródła, takie jak strona internetowa przedsiębiorcy lub publiczny rejestr. 

W takim przypadku Administrator może przetwarzać podstawowe dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe, stanowisko, pełnioną funkcję oraz dane reprezentowanego podmiotu. 

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu strony internetowej i działalności gospodarczej, w szczególności: 

• Getspace – jako dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej; 

• podmiotom obsługującym domenę i certyfikat SSL; 

• podmiotom zajmującym się tworzeniem, utrzymaniem, aktualizacją lub techniczną obsługą strony; 

• dostawcom systemu zarządzania treścią i wykorzystywanych wtyczek; 

• dostawcom poczty elektronicznej; 

• dostawcom narzędzi zabezpieczających formularz i stronę; 

• dostawcom narzędzi analitycznych lub marketingowych – jeżeli zostaną uruchomione i użytkownik wyrazi wymaganą zgodę; 

• podmiotom świadczącym usługi informatyczne; 

• kancelariom prawnym; 

• doradcom; 

• księgowym; 

• audytorom; 

• organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa. 

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą wykorzystywać je wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych usług oraz zgodnie z zawartymi umowami. 

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z niektórych narzędzi informatycznych, analitycznych, zabezpieczających lub marketingowych dane mogą zostać przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli Administrator wdroży takie narzędzia. 

W takim przypadku dane będą przekazywane wyłącznie na podstawie mechanizmów zgodnych z RODO, w szczególności: 

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony; 

• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską; 

• dodatkowych zabezpieczeń prawnych, organizacyjnych lub technicznych; 

• innej podstawy przewidzianej przez RODO. 

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem. 

8. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane. 

W szczególności: 

1. dane zawarte w formularzu kontaktowym i zwykłej korespondencji są przechowywane przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy, a następnie mogą być przechowywane do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń; 

1. dane związane z zapytaniem dotyczącym współpracy B2B są przechowywane przez okres prowadzenia rozmów i negocjacji, a następnie przez okres potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń; 

1. jeżeli w wyniku kontaktu zostanie zawarta umowa, dane są przechowywane przez okres jej wykonywania, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz do upływu okresów przedawnienia roszczeń; 

1. dane techniczne i logi serwera są przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji hostingu, potrzeb związanych z bezpieczeństwem oraz zasad działania wykorzystywanych systemów; 

1. dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do momentu jej wycofania albo ustania celu przetwarzania; 

1. dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu są przechowywane do momentu skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że Administrator wykaże istnienie nadrzędnych, prawnie uzasadnionych podstaw dalszego przetwarzania. 

Dane nie będą przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne. 

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje – w przypadkach przewidzianych przez RODO – prawo do: 

• uzyskania informacji o przetwarzaniu danych; 

• dostępu do danych; 

• otrzymania kopii danych; 

• sprostowania nieprawidłowych danych; 

• uzupełnienia niekompletnych danych; 

• usunięcia danych; 

• ograniczenia przetwarzania; 

• przenoszenia danych; 

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania; 

• wycofania udzielonej zgody; 

• wniesienia skargi do organu nadzorczego. 

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, osoba może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. 

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: 

info@orchida.eu 

Administrator może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie. 

10. Wycofanie zgody

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, może ona zostać wycofana w dowolnym momencie. 

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. 

Zgodę dotyczącą analitycznych, funkcjonalnych lub marketingowych plików cookies można zmienić albo wycofać poprzez panel „Ustawienia cookies” dostępny w serwisie. 

11. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

12. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne. 

Niepodanie danych może jednak uniemożliwić: 

• wysłanie formularza; 

• udzielenie odpowiedzi; 

• obsługę zgłoszonej sprawy; 

• przedstawienie oferty; 

• podjęcie rozmów dotyczących współpracy B2B; 

• realizację prośby osoby kontaktującej się z Administratorem. 

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. 

Jeżeli po uzyskaniu zgody użytkownika zostaną uruchomione narzędzia marketingowe, może dochodzić do profilowania polegającego na analizie sposobu korzystania ze strony w celu dopasowania treści reklamowych. 

Takie profilowanie nie będzie wywoływać skutków prawnych wobec użytkownika ani w podobny sposób istotnie na niego wpływać. 

14. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych przed: 

• nieuprawnionym dostępem; 

• przypadkową utratą; 

• zniszczeniem; 

• zmianą; 

• ujawnieniem; 

• wykorzystaniem niezgodnym z przeznaczeniem. 

Serwis powinien korzystać z szyfrowanego połączenia SSL. 

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do wykonania powierzonych zadań. 

15. Linki do serwisów zewnętrznych

Serwis może zawierać linki prowadzące do: 

• odrębnego sklepu internetowego ORCHIDA; 

• Google Maps; 

• stron internetowych prezentowanych marek; 

• profili w mediach społecznościowych; 

• stron partnerów i innych zewnętrznych serwisów. 

Po przejściu do zewnętrznego serwisu dane użytkownika są przetwarzane na zasadach określonych przez właściciela tego serwisu. 

Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych stosowane przez niezależne serwisy zewnętrzne. 

16. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku: 

• zmiany przepisów; 

• zmiany sposobu działania strony; 

• uruchomienia nowych funkcji; 

• zmiany dostawców usług; 

• wdrożenia nowych narzędzi; 

• zmiany celów lub zakresu przetwarzania danych. 

Aktualna wersja Polityki będzie publikowana w serwisie wraz z datą jej ostatniej aktualizacji. 

17. Kontakt

W sprawach związanych z niniejszą Polityką lub przetwarzaniem danych można kontaktować się z Administratorem: 

ORCHIDA Sp. z o.o. 
Aleja Grunwaldzka 472 
80-309 Gdańsk 

E-mail: info@orchida.eu 

Telefon:+48 788 740 148, +48 500 564 984